Föreningen använder digitala lösningar och administrativa system i sin verksamhet för att kunna förvalta fastigheten, erbjuda gemensamma utrymmen och funktioner samt säkerställa trygghet, ordning och god service för boende.
I detta arbete behandlas i vissa fall personuppgifter, till exempel i samband med:
- bokning av gemensamma utrymmen såsom tvättstuga eller gemensam lokal
- tillträde till portar, soprum, källare, sopbehållare och andra gemensamma funktioner
- kommunikation och ärendehantering via föreningens digitala kanaler
- parkering, laddplatser och andra gemensamma resurser
Personuppgifter används endast vid faktiska behov, exempelvis vid utredning av konkreta ordningsproblem, hantering av klagomål eller uppföljning av incidenter, skadegörelse eller tekniska fel. Uppgifterna används aldrig för löpande övervakning eller för att kartlägga boendes beteenden eller vanor.
Behandlingen sker restriktivt, med respekt för den personliga integriteten, och är begränsad till behöriga personer inom styrelsen eller av styrelsen utsedd förvaltare. Uppgifter används endast för det aktuella ändamålet, delas inte vidare och sparas inte längre än nödvändigt. Loggar och information från olika system kombineras inte för att analysera enskilda boendes rörelsemönster eller beteenden.
Föreningen strävar alltid efter att i första hand lösa frågor genom dialog. Om personuppgifter används i ett ärende ges berörd boende möjlighet att ta del av informationen samt att bemöta uppgifterna eller lämna kompletterande förklaringar.
Föreningen har personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med samtliga leverantörer som behandlar personuppgifter för föreningens räkning, exempelvis leverantörer av fastighetsförvaltning, kommunikationsplattformar, passersystem, bokningssystem och parkeringslösningar. Avtalen reglerar hur personuppgifter får hanteras, skyddas och användas, och säkerställer att behandlingen sker enligt föreningens instruktioner och gällande dataskyddslagstiftning.
Föreningens behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och följer gällande riktlinjer för skydd av personlig integritet, i linje med rekommendationer från Integritetsskyddsmyndigheten.